Automatisierung und KI-Integration
Wir übernehmen wiederkehrende Arbeit, die heute Zeit kostet: Dokumente auslesen, Daten zwischen Programmen übertragen, Vorgänge anstoßen. KI setzen wir dort ein, wo sie zuverlässig hilft.
Ablauf besprechenFür wen
Für Unternehmen, in denen dieselben Handgriffe jede Woche wieder anfallen: Bestellungen abtippen, Listen abgleichen, E-Mails sortieren, Daten von einem Programm ins andere kopieren.
Typische Ausgangslagen
- Bestellungen, Lieferscheine oder Formulare kommen per E-Mail und werden von Hand ins System übertragen.
- Dieselben Daten werden in mehreren Programmen gepflegt und laufen auseinander.
- Mitarbeitende verbringen Stunden mit Kopieren, Abgleichen und Nachfragen.
- Fehler beim Abtippen fallen erst auf, wenn ein Kunde reklamiert.
So gehen wir vor
Zuerst schauen wir uns den Ablauf an, wie er heute läuft: Woher kommen die Daten, wer prüft was, wohin müssen sie am Ende? Danach ist klar, welcher Teil sich automatisieren lässt und welcher bei Menschen bleiben sollte.
Wo es feste Regeln gibt, automatisieren wir ohne KI. Das ist günstiger und vorhersehbar. KI kommt dort zum Einsatz, wo Dokumente kein festes Format haben, etwa Bestellungen von vielen verschiedenen Kunden.
Jede Automatisierung bekommt eine Prüfstufe: Eindeutige Fälle laufen durch, unklare landen zur Kontrolle bei Ihrem Team. Fehler werden gemeldet, nicht verschluckt.
Wo KI an Grenzen stößt
- KI liest Dokumente und ordnet zu, macht dabei aber Fehler. Was Geld oder Verträge betrifft, braucht eine Prüfung oder feste Regeln.
- Steuerliche und rechtliche Entscheidungen überlassen wir keiner KI.
- Werden personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter übertragen, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und eine Prüfung, welche Daten wirklich nötig sind.
- KI-Anbieter berechnen pro Anfrage. Diese Kosten kommen zum Projekt- und Betreuungspreis hinzu und lassen sich vorab abschätzen.
Was dazugehört
- Analyse des bestehenden Ablaufs
- Automatisierung von E-Mail-Eingängen, Dokumenten und Formularen
- Anbindung an ERP und Warenwirtschaft über Schnittstelle, EDI oder Datei
- KI-Auslesung von Dokumenten ohne festes Format
- Prüfoberfläche für unklare Fälle
- Fehlerbenachrichtigung und Protokoll
Was nicht dazugehört
- Gebühren von Drittanbietern, etwa für KI-Schnittstellen
- Änderungen an Ihrem ERP-System selbst
- Steuerliche oder rechtliche Entscheidungen
Was es kostet
Den Preis nennen wir nach der Ablaufanalyse in einem schriftlichen Angebot. Für den laufenden Betrieb gibt es das Paket Automation Care für 349 € im Monat: Monitoring von maximal zwei definierten Automatisierungen, Fehlerüberwachung und bis zu 60 Minuten kleine Anpassungen monatlich.
Betreuungspakete und PreiseAblauf
Erstgespräch, schriftliches Angebot mit festem Umfang und Preis, Umsetzung mit Zwischenständen, die Sie prüfen können. Danach auf Wunsch Betreuung zum Monatspreis.
Der Ablauf im DetailAus der Praxis
ORDIOKundenprojekt, KI-Bestellerfassung für einen technischen Großhändler
Kundenbestellungen in jedem Format werden automatisch ausgelesen, den eigenen Artikeln zugeordnet und ins Warenwirtschaftssystem übertragen.
Häufige Fragen
Muss ich mein bestehendes System ersetzen?
Nein. Die Automatisierung wird an das angebunden, was Sie haben: über eine Schnittstelle, EDI oder den Austausch per Datei. Welcher Weg möglich ist, klären wir im Erstgespräch.
Was passiert, wenn die KI etwas falsch liest?
Unklare Fälle gehen nicht automatisch weiter, sondern landen zur Prüfung bei Ihrem Team. Was als eindeutig gilt und durchlaufen darf, legen wir gemeinsam fest.
Wann lohnt sich eine Automatisierung?
Wenn dieselbe Aufgabe jede Woche anfällt, klaren Regeln folgt und Fehler oder Wartezeiten Geld kosten. Trifft das nicht zu, sagen wir es Ihnen.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Das wird vor dem Start festgelegt: auf Ihrem eigenen Server oder bei einem Hosting-Anbieter. ORDIO zum Beispiel läuft auf dem Server des Kunden.
Welche Arbeit soll Ihr Team nicht mehr von Hand erledigen?
Im Erstgespräch klären wir, wo sich Automatisierung lohnt. Unverbindlich.